Employee + Applicant Privacy Policy

NOTICE TO CALIFORNIA EMPLOYEES AND APPLICANTS UNDER THE CALIFORNIA CONSUMER PRIVACY ACT

The purpose of this notice is to provide you with information on the categories of personal information that are collected by Bi-Rite Management Services, LLC (“Bi-Rite”) about employees and applicants and the purposes for which this personal information is used.

Definition

Personal information means information that identifies, relates to, describes, is capable of being associated with, or could reasonably be linked, directly or indirectly, with a particular employee or applicant. Personal information does not include publicly available information.

Categories of Personal Information

Bi-Rite collects and stores different types of personal information about employees and applicants such as:

  • Pre-recruitment data (e.g. personal data contained in a job application form, resume, references, interview notes, etc.)
  • Where permitted by law and applicable, health certifications, driver’s license number, and driving history
  • Name, gender, home address and telephone number, date of birth, marital status, employee identification number and emergency contacts
  • Residency and work permit status, nationality, and passport information
  • Information related to gender, race, or ethnic origin for purposes of complying with anti-discrimination laws
  • Social security or other taxpayer/government identification number
  • Payroll data (e.g. tax forms, bank account information, etc.)
  • Information related to benefit entitlements and plans (e.g. details of participation, contributions made, beneficiary information, etc.)
  • Employment details such as job title/position, office location, hire/transfer/promotion dates, offer letters/employment agreements, compensation data, performance data, disciplinary and complaint/grievance documentation, training records, travel and expense records
  • Medical and other relevant information/documentation for purposes of disability accommodation, leaves of absence, verification of need for time off, etc.
  • Time and attendance records
  • Height, weight and clothing sizes, photograph, videos, physical limitations and special needs
  • Date of resignation or termination, reason for resignation or termination, information relating to administering termination of employment
  • Images captured/recorded by Bi-Rite’s CCTV system
  • Voicemails, e-mails, correspondence, documents, and other work product and communications created, stored or transmitted using our networks, applications, devices, computers or communications equipment
  • Data relating to accidents, injuries or dangerous occurrences in the workplace
  • Information required for Bi-Rite to comply with laws, the requests and directions of law enforcement authorities or court orders (e.g., garnishments, child support and debt payment information, etc.)
  • Acknowledgements regarding Bi-Rite policies
  • Any other information that you provide directly to us

Purposes For Which The Categories Of Personal Information Will Be Used

Bi-Rite may use your personal information for the following purposes:

  • Managing all aspects of a staff member’s employment relationship, including, but not limited to: determining eligibility for initial employment, including the verification of references and qualifications; pay and benefit administration; corporate travel and other reimbursable expenses; development and training; absence monitoring; project management; auditing, compliance, and risk management activities; conflict of interest reporting; staff communications; performance evaluation; disciplinary actions; internal investigation activities; career management, including the assessment of qualifications for a particular job or task; processing employee work-related claims (e.g., worker compensation, insurance claims); succession planning; obtaining and maintaining insurance; the provision of staff-related services; and other general operations, including administrative, financial, and human resources.
  • Maintaining staff directories
  • Staff engagement programs, including surveys
  • Administering training, occupational safety and health programs
  • Protecting the safety and security of our staff, guests, property, and assets (including controlling and facilitating access to and monitoring activity on and in our premises and activity using our computers, devices, networks, communications and other assets and resources)
  • Investigating and responding to claims against Bi-Rite
  • Maintaining emergency contact and beneficiary details
  • Complying with applicable laws (e.g. health and safety, employment laws, office of foreign asset controls regulations, tax laws), including judicial or administrative orders regarding individual employees (e.g., garnishments, child support payments)
  • Carrying out any additional purposes that we advise you of (if applicable law requires your express consent for such additional use or disclosure we will obtain it from you)
  • Carrying out other purposes as part of our business activities when reasonably required by us

QUESTIONS

Any questions or concerns about this notice should be referred to jobs@biritemarket.com.

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NOTIFICACIÓN A EMPLEADOS Y SOLICITANTES DE CALIFORNIA EN CONFORMIDAD CON LA LEY DE PRIVACIDAD DEL CONSUMIDOR DE CALIFORNIA

El objeto de esta notificación es informarlo sobre las categorías de datos personales de empleados y solicitantes que recoge Bi-Rite Management Services, LLC (“Bi-Rite”), y los propósitos para los cuales se utilizan los mismos.

Definición

“Información personal” se refiere a los datos que identifican a un empleado o solicitante particular, que lo describen, y/o que pueden ser asociados o relacionados con el mismo, ya sea de modo directo o indirecto. La información personal no incluye aquella disponible públicamente.

Categorías de información personal

Bi-Rite recoge y almacena diversos tipos de información personal sobre los empleados y solicitantes, como por ejemplo:

  • Datos previos a la contratación laboral (aquellos contenidos en formularios de solicitud de trabajo, CV, referencias, notas de entrevistas, etc.).
  • (Siempre que la ley lo permita y que sea aplicable); certificados de salud, número de carnet de conducir e historial de conducción.
  • Nombre, sexo, domicilio particular y número de teléfono; fecha de nacimiento, estado civil, número de identificación como empleado y contactos de emergencia.
  • Información relativa a pasaportes, permisos de trabajo y nacionalidad.
  • Información relativa al sexo, la raza o el origen étnico a los efectos de cumplimentar con leyes antidiscriminatorias.
  • Seguridad social u otro número de identificación fiscal/gubernamental.
  • Datos relacionados con la nómina (formularios fiscales, información bancaria, etc.).
  • Información relacionada a derechos y planes de prestaciones (detalles sobre participación, contribuciones realizadas, beneficiarios, etc.).
  • Información relativa al empleo, como por ejemplo: puesto/nombre del trabajo; ubicación; fechas de ascenso, transferencia u contratación; acuerdos de empleo u ofertas; información sobre la remuneración o el desempeño; documentación acerca de denuncias o reclamos; registros de capacitación, viajes y gastos.
  • Información o documentación médica o de otro tipo a los fines de realizar ajustes por discapacidad, licencias, verificaciones sobre la necesidad de días sin trabajar, etc.
  • Registros de asistencia y horarios.
  • Altura, peso y talla de ropa; fotografías, videos; limitaciones físicas y necesidades especiales.
  • Fecha de renuncia o cese; motivo de la renuncia o cese; información relacionada al cese del empleo.
  • Imágenes capturadas o grabadas mediante el sistema de vigilancia de Bi-Rite.
  • Correos de voz o electrónicos, correspondencia, documentos y otros productos y comunicaciones creados, almacenados o transmitidos mediantes redes, aplicaciones, dispositivos, computadoras o equipos de comunicación relativos al desempeño de la función de trabajo.
  • Datos relacionados con accidentes, lesiones o acontecimientos peligrosos en el lugar de trabajo.
  • Información necesaria para que Bi-Rite cumpla con la legislación, los pedidos e instrucciones provenientes de autoridades de cuerpos de seguridad u órdenes judiciales (embargos, cuota alimentaria y datos sobre pago de deudas, etc.).
  • Reconocimientos de las políticas de Bi-Rite.
  • Cualquier otra información que nos proporcione de manera directa.

Propósitos para los cuales se utilizarán las categorías de información personal

Bi-Rite puede utilizar su información personal con los siguientes propósitos:

  • Gestionar todos los aspectos conectados con la relación laboral de un empleado, incluyendo, entre otros: la determinación de aptitud para la contratación inicial –incluyendo la verificación de referencias y cualificaciones–; la administración de pagos y prestaciones; los viajes corporativos y otros gastos reembolsables; desarrollo y capacitación; supervisión de ausencias; gestión de proyectos; auditorías; responsabilidad por incumplimientos y actividades de gestión de riesgo; reportes sobre conflictos de interés; comunicaciones al personal; evaluaciones de desempeño; medidas disciplinarias; investigaciones internas; gestión profesional –incluyendo el asesoramiento sobre cualificaciones para un trabajo o tarea en particular–; el procesamiento de reclamos laborales de empleados (como ser, compensaciones o seguro); la planificación de sucesión; la obtención y el mantenimiento de seguros; la provisión de servicios relacionados con el personal y otras operaciones generales, incluyendo recursos humanos, financieros y administrativos.
  • Llevar listados de personal.
  • Llevar a cabo programas de implicación, incluyendo encuestas.
  • Administrar programas de capacitación, seguridad ocupacional y salud.
  • Proteger la seguridad del personal, los clientes, las propiedades y los activos (incluyendo el control y acceso a las actividades de vigilancia en nuestras instalaciones, y aquellas que impliquen el uso de nuestros dispositivos, computadoras, redes, comunicaciones y otros activos y recursos).
  • Investigar y responder ante demandas contra Bi-Rite.
  • Mantener contactos de emergencia e información sobre beneficiarios.
  • Cumplimentar con la legislación aplicable (por ejemplo: sobre salud y seguridad, leyes laborales o impositivas, regulaciones de la Oficina de Control de Activos Extranjeros), incluyendo las órdenes judiciales o administrativas vinculadas a los empleados individuales (como ser embargos o cuotas alimentarias).
  • Llevar adelante propósitos adicionales recomendados por nuestra parte (si la ley aplicable requiere que exprese su conformidad para dicho uso o divulgación adicional, necesitaremos obtenerlo).
  • Llevar adelante otros propósitos como parte de nuestras actividades comerciales cuando sea razonablemente solicitado por nuestra parte.

PREGUNTAS

Si tiene preguntas o consultas sobre esta notificación, comuníquese con jobs@biritemarket.com.

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